Klare Taal bij Klant
We sturen bij WMD nogal wat post naar onze klanten; rekeningen, welkomstbrieven, bevestigingen van een betalingsregeling….we communiceren heel wat af. Daarnaast verwerkt en beantwoordt Team Klant ook nog eens een dikke 30.000 e-mails per jaar. Dat doen we het liefst in zo begrijpelijk mogelijke taal; Klare Taal. Want, waarom zou je het moeilijk doen als het ook makkelijk kan?
Taalambassadeurs
Twee taalambassadeurs van het Taalhuis in Hoogeveen maakten het nut van Klare Taal heel duidelijk. Zij – beide laaggeletterd – vertelden de collega’s van Team Klant & Verkoop hoe belangrijk het voor hen is dat je als bedrijf duidelijk en begrijpelijk communiceert. En dat geldt niet alleen voor hen; in Drenthe hebben zo’n 45.000 volwassenen moeite hebben met lezen en schrijven. Bij WMD willen we dat onze communicatie voor iedereen leesbaar en begrijpelijk is. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Iemand die wél goed kan leen en schrijven moet ook niet denken dat ie niet voor vol wordt aangezien. Een kwestie van balans. Maar.. hoe vind je die?
Training
Om hun kennis bij te spijkeren, volgden de collega’s van Klant onlangs de training ‘Actief en duidelijk schrijven’. Onder leiding van Lineke de Vries van Extra Trainers ging het team hiermee aan de slag. E-mails die door de collega’s zelf waren verstuurd – en dat was soms best even confronterend – dienden als basis voor de training. En wat bleek? Ingewikkelde zinnen of moeilijke woorden bleken best vaak te worden gebruikt! Denk aan het woord ‘confronterend’ in de zin hiervoor…..maar vind daar maar eens een alternatief (sorry; ‘een ander woord’) voor!
Vastgeroest
Naast oefenen met eenvoudiger taalgebruik werd ook getraind met ‘actief schrijven’. Dit houdt in; het schrijven van korte zinnen, zonder woorden als ‘zullen’, ‘willen’, enzovoorts te gebruiken. Dus niet; ‘Wij zullen u hierover in de loop van volgende week per e-mail informeren’ maar ‘U krijgt hierover volgende week een e-mail van ons’. Best lastig, want sommige uitdrukkingen en zinnen bleken ‘vastgeroest’ te zitten en worden uit gewoonte tóch nog vaak gebruikt.
D’s en t’s
In de training werd ook aandacht besteed aan spelling en grammatica. Want ‘Ik vondt’ of ‘Hun zijn groter als mij’ kan dus echt niet.. En dit was voor veel collega’s toch wel even zweten. Want hoewel we het allemaal op school leerden, bleek de kennis links en rechts toch wel een beetje weggezakt. Hoe zat het ook weer met die -d’s en -t’s aan het eind van een werkwoord? En wat moest je ook alweer met dat ‘sexy fokschaap’ of ‘taxi-kofschip’? Er werd volop geoefend met werkwoorden en voltooid deelwoorden. Zelfs collega’s die dachten dat ze dit onderdeel met twee vingers in de neus zouden doen, moesten toegeven dat spelling en grammatica soms toch best lastig is! En – we nemen meteen de proef op de som – weet jij bijvoorbeeld wat het voltooid deelwoord van ‘deleten’ is?
(Ver)taalslag
Het geleerde werd na afloop van de training meteen in praktijk gebracht. Vooral de eerste dagen na de training vlogen de schrijftips en vragen als ‘moest dit nou met een -d of een -t?’ door de groepschat. Een deel van onze standaardmails werd meteen aangepast. En zo komen we steeds dichter bij communicatie die voor iedereen goed te lezen en te begrijpen is. Een interessante reis!
Klare Taal
Wil je zelf meer weten over Klare Taal? Op Waterpedia vind je er alles over! En…ben je nieuwsgierig hoe het ook alweer zat met al die spellingsregels? Bekijk dan dit filmpje maar eens!