‘Mijn hoofdtaak is het herstructureren van contractbeheer in Mercell.’
Mercell? Wasda?!
Dat zochten we uit en spreken daarvoor met Jelmer Olthof, die sinds september 2023 onderdeel uitmaakt van het team inkoop als contractbeheerder. WMD wil grip krijgen op de inkomsten en uitgaven. Grip krijgen op de bij WMD aanwezige inkoopcontracten hoort daarbij. WMD maakt hiervoor gebruik van Mercell; een softwaresysteem waarin we deze contracten beheren. ‘Een uitdaging, omdat er binnen het team inkoop personele wisselingen zijn geweest en er binnen WMD onduidelijkheid bestaat over de inkoopprocedures. Dit helpt niet mee om betrouwbaarheid van de gegevens te borgen’, aldus Jelmer.
Het één raakt het ander
Daarnaast zijn er binnen de organisatie ontwikkelingen die van invloed zijn. Denk bijvoorbeeld aan wijzigingen in interne processen op basis van het procuratiebeleid, zoals in Validsign. ‘Die veranderingen zorgen ervoor dat we beter zicht hebben op de contracten binnen de organisatie. Dit geeft uiteindelijk meer grip, maar de overgang is voor de hele organisatie wel even wennen.’, vult Jelmer aan.
Meters gemaakt
En niet alleen op papier werden meters gemaakt. Ook Team Inkoop onderging in 2023 een grote ontwikkeling om de inkoopprocessen binnen WMD beter te controleren. Onder leiding van kwartiermaker Erik Schade werden flinke stappen gezet op het gebied van rolverdeling, procesbeschrijvingen, verantwoordelijkheden en de verbinding met de verschillende sectoren. Jelmer: ‘Zo werken we bij WMD nu met inkoopcontactpersonen per afdeling. Ook is het Dashboard Mercell opgesteld, die wordt besproken tijdens sectoroverleggen en weten we goed waar we wel en (nog) niet voldoen aan wet- en regelgeving. Denk aan de regels die de aanbestedingswet voorschrijft en het uitwerken van procesbeschrijvingen. Ook zijn er in samenwerking met Finance rapporten gebouwd om ervoor te zorgen dat het nu beter mogelijk is om valide inkoopdata uit UBW te halen.’
En de data? Wat doet WMD daarmee?
‘Team Inkoop heeft een adviserende rol in de organisatie. Zo willen we de verantwoordelijken informeren en voorzien van de juiste data en werkwijzen. Daarnaast begeleiden we de aanbestedingsprocedures; we begeleiden dus inkoopopdrachten,’ geeft Jelmer aan. Het team zet hierin verschillende stappen:
- Stap 1: bepalen of de waarde van de inkoopcontracten en de gekozen aanbestedingsprocedure juist is als we kijken naar de wetgeving;
- Stap 2: een aanbestedingskalender inzichtelijk maken waardoor aanbestedingen beter planbaar en uitvoerbaar zijn én WMD voldoet aan wet- en regelgeving.;
- Stap 3: zorgen voor een efficiëntere werkwijze door inzicht te geven in crediteuren/inkoopgroepen en het aantal leveranciers per inkoopgroep.
‘We willen per inkoopgroep een strategie bepalen om zo eventuele risico’s te beperken en de beste (inkoop)afspraken te kunnen maken voor WMD.’ legt Jelmer uit.
Maar,.. wat merkt de organisatie van deze ontwikkelingen bij inkoop?
‘Veel! We laten oude werkwijzen los en moeten (allemaal!) wennen aan nieuwe werkwijzen. Maar dat we vanuit inkoop meer kennis hebben – en over de data beschikken van onze contracten en de inkoopomzet – heeft veel voordelen. Niet alleen kunnen we een betere risico inschatting maken en voldoen aan wet- en regelgeving, we kunnen vooral medewerkers – onze interne klanten – veel beter begeleiden en adviseren. En daarvan profiteren we allemaal!’
Last but not least: wie is wie?
Namen en rugnummers
Het Team Inkoop bestaat naast Jelmer uit:
- Marten Snippe, inkoopadviseur
- Anja Knijp, medewerker inkoop & logistiek
- Nikki Bambach, inkoopadviseur
- Marleen van der Ziel, interim inkoopadviseur, gespecialiseerd in duurzaamheid
- Mira van Laarhoven, inkoop data- en proces-analist inkoop
- Gert-Jan Nagtegaal, strategisch inkoopadviseur
- teamleider inkoop (volgt)
Het team is sinds 1 januari 2024 onderdeel van de sector M&O. ‘Ondanks dat inkoop veel samenwerkt met de sector distributie is inkoop er natuurlijk voor heel WMD. Het is passend dat wij nu onderdeel zijn geworden van de sector Mens & Organisatie, dat heeft een voordeel voor onze zichtbaarheid.’ zegt Jelmer.